Werden Sie zum Online-Profi – Teil 2/3

Die wichtigsten Tipps zur Technik

Vor einigen Tagen haben wir Ihnen in Teil 1 bereits erste Tipps gegeben, worauf Sie bei Online-Verhandlungen generell besonderes Augenmerk richten sollten. Nun werden wir gezielt auf die wichtigsten technischen Aspekte eingehen.

In der Verhandlung wollen Sie sich voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner und den Verhandlungsgegenstand konzentrieren. Deshalb sollten Sie vorher einige Rahmenbedingungen bedenken und optimieren, wenn Sie sich nicht während der Verhandlung auch noch mit technischen Problemen herumschlagen wollen.

Technische Vorbereitung

Achten Sie insbesondere auf eine gute Bild- und Tonqualität. Ihr Gegenüber muss Sie und die anderen Teilnehmer/-innen gut verstehen und auch sehen können.

  • Wenn möglich, nutzen Sie eine LAN-Verbindung. Diese bietet im Zweifel eine bessere Verbindungsqualität als das WLAN.
  • Testen Sie Ihre Kamera. Manche PCs oder Notebooks haben ordentliche integrierte WebCams. Ansonsten nutzen Sie besser eine externe Kamera.
  • Dasselbe gilt für das integrierte Mikrofon und den Lautsprecher. Ein Headset liefert oft bessere Ergebnisse, und sowohl der Kopfhörer als auch gute Mikrofone können Störgeräusche herausfiltern.
  • Denken Sie an die Kameraperspektive! Insbesondere auf Ihr Notebook blicken Sie meist „von oben herab“ – und genau so blicken Sie auch auf Ihren Gesprächspartner…
  • Damit Sie klar sehen und Ihr Gegenüber Sie klar und deutlich erkennen kann, ist die Beleuchtung wichtig. Sperren Sie störende Lichtquellen, wie die tiefstehende Sonne, aus und setzen Sie sich selbst „ins richtige Licht“. Das Einschalten der Schreibtischlampe kann schon Wunder bewirken.

Professionelle Webkonferenz-Tools bieten neben der reinen Audio- und Videoübertragung weitere Funktionalitäten, die sich in Online-Verhandlungen als hilfreich erweisen. Insbesondere die Übertragung von Dateien und die gemeinsame Nutzung von Zeichenwerkzeugen sorgen für mehr Effizienz.

Aber Vorsicht, auch dabei gibt es einiges zu beachten:

  • Das Wichtigste zuerst: Räumen Sie Ihren eigenen Desktop auf und schließen Sie alle Browserfenster, die Sie nicht benötigen! Es wäre schlecht, wenn Sie Ihren Verhandlungspartner/-innen beispielsweise wichtige Informationen zum Wettbewerb auf dem Präsentierteller servieren würden. Und ein Screenshot vom Angebotsvergleich ist schneller gemacht, als Sie denken! Nutzen Sie im Zweifel einen zweiten Computer für Kommentare oder zusätzliche Informationen.
  • Laden Sie erforderliche Unterlagen wie Präsentationen oder benötigte Tabellen vorher hoch.
  • Nutzen Sie die Lobby der Webkonferenz-Tools, und lassen Sie den Verhandlungspartner bewusst im „Raum“ ankommen, wenn Sie soweit sind!

Im dritten und letzten Teil werden wir dann auf Besonderheiten der Kommunikation per Video eingehen.

Werden Sie zum Online-Profi – Teil 1/3

Die 5 wichtigsten Tipps für Online-Verhandlungen

Das Thema Digitalisierung beschäftigt uns nicht erst seit gestern. Aber erst die aktuelle Krise zeigt uns, wie schnell sich das Digitale in der Praxis durchsetzen kann. Was vor wenigen Wochen kaum vorstellbar war, ist inzwischen selbstverständliche Realität.

So stellen sich Videokonferenzen nicht nur als praktikabel heraus, sondern auch als durchaus effizient. Langsam dämmert es uns allen: was wir gerade “notgedrungen” ausprobieren, wird zum neuen Standard für die Zeit nach der Krise! Gibt es einen besseren Grund, schon jetzt zum Online-Profi zu werden?

Online-Verhandlungen bieten einige Vorteile. Sie sind …

  • … ortsunabhängig: einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang.
  • … flexibel und schnell: keine Reise- oder Raumplanung nötig, kurzfristige Terminplanung möglich.
  • … zeitsparend und kostengünstig: keine Reisezeiten, keine Reisekosten.

Natürlich sollten Sie bei der Entscheidung für ein bestimmtes Kommunikationsmedium immer die Inhalte berücksichtigen, die es zu besprechen gibt. Der Inhalt bestimmt die Wahl des Mediums. Manchmal reicht ein Telefonat, und ein anderes Mal möchte ich meinem Verhandlungspartner unbedingt in die Augen sehen. Wählen Sie also die Form einer Online-Verhandlung bewusst und nicht notgedrungen. Richtig ist aber auch: jedes Medium ist ein Verhandlungsmedium, wenn Sie es dazu machen!

Die inhaltliche Vorbereitung einer Online-Verhandlung gleicht im Wesentlichen der für eine klassische Verhandlung. Allerdings gibt es Besonderheiten zu berücksichtigen, damit das Gespräch für Sie zum Erfolg wird:

  1. Online-Kommunikation erfordert Disziplin. Improvisieren ist nicht so einfach möglich. Planen Sie den Ablauf deshalb kleinteiliger, als Sie es gewohnt sind.
  2. Sie verhandeln, um Ihre Ziele zu erreichen. Da ist es schlecht, wenn die Bedienung einer Software Ihre volle Aufmerksamkeit verlangt. Keep it simple! Wählen Sie das richtige Software-Tool für Ihre Verhandlung, und machen Sie sich im Vorfeld damit vertraut. Holen Sie sich gegebenfalls einen Co-Moderator zur technischen Unterstützung.
  3. Nutzen Sie nicht nur die reine Audio- und Videoübertragung, sondern vor allem auch den Mehrwert weiterer Funktionalitäten: Whiteboard und Zeichenwerkzeuge, Dateiübertragung, Screensharing und Interaktionen.
  4. Schaffen Sie die richtige Atmosphäre für sich und Ihre Verhandlungspartner! Sie wollen ein professionelles Bild abgeben UND nicht abgelenkt sein.
    • Sorgen Sie schon im Vorfeld dafür, dass störende Geräusche vermieden werden, wie z.B. der Rasenmäher des Nachbarn oder die tobenden Kinder im Homeoffice.
    • Achten Sie auf einen angemessenen Bild-Hintergrund. Statt des rosa Einhorn-Aufklebers am Kleiderschrank können Sie eine Fotoleinwand aufstellen und in manchen Tools lassen sich virtuelle Hintergründe einblenden.
  5. Machen Sie Pausen. Unterbrechen Sie bei Bedarf die Übertragung von Bild oder Ton. Und wenn sich die gewünschten Ergebnisse nicht wie erwartet einstellen, fällt es auch sehr viel leichter, sich zu vertagen, wenn Sie dem Geschäftspartner keinen weiten Hin-und Rückweg zumuten müssen.

Beim nächsten Mal erfahren Sie mehr Details zur technischen Vorbereitung Ihrer Online-Verhandlung.