Die wichtigsten Tipps zur Technik
Vor einigen Tagen haben wir Ihnen in Teil 1 bereits erste Tipps gegeben, worauf Sie bei Online-Verhandlungen generell besonderes Augenmerk richten sollten. Nun werden wir gezielt auf die wichtigsten technischen Aspekte eingehen.
In der Verhandlung wollen Sie sich voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner und den Verhandlungsgegenstand konzentrieren. Deshalb sollten Sie vorher einige Rahmenbedingungen bedenken und optimieren, wenn Sie sich nicht während der Verhandlung auch noch mit technischen Problemen herumschlagen wollen.
Technische Vorbereitung
Achten Sie insbesondere auf eine gute Bild- und Tonqualität. Ihr Gegenüber muss Sie und die anderen Teilnehmer/-innen gut verstehen und auch sehen können.
- Wenn möglich, nutzen Sie eine LAN-Verbindung. Diese bietet im Zweifel eine bessere Verbindungsqualität als das WLAN.
- Testen Sie Ihre Kamera. Manche PCs oder Notebooks haben ordentliche integrierte WebCams. Ansonsten nutzen Sie besser eine externe Kamera.
- Dasselbe gilt für das integrierte Mikrofon und den Lautsprecher. Ein Headset liefert oft bessere Ergebnisse, und sowohl der Kopfhörer als auch gute Mikrofone können Störgeräusche herausfiltern.
- Denken Sie an die Kameraperspektive! Insbesondere auf Ihr Notebook blicken Sie meist „von oben herab“ – und genau so blicken Sie auch auf Ihren Gesprächspartner…
- Damit Sie klar sehen und Ihr Gegenüber Sie klar und deutlich erkennen kann, ist die Beleuchtung wichtig. Sperren Sie störende Lichtquellen, wie die tiefstehende Sonne, aus und setzen Sie sich selbst „ins richtige Licht“. Das Einschalten der Schreibtischlampe kann schon Wunder bewirken.
Professionelle Webkonferenz-Tools bieten neben der reinen Audio- und Videoübertragung weitere Funktionalitäten, die sich in Online-Verhandlungen als hilfreich erweisen. Insbesondere die Übertragung von Dateien und die gemeinsame Nutzung von Zeichenwerkzeugen sorgen für mehr Effizienz.
Aber Vorsicht, auch dabei gibt es einiges zu beachten:
- Das Wichtigste zuerst: Räumen Sie Ihren eigenen Desktop auf und schließen Sie alle Browserfenster, die Sie nicht benötigen! Es wäre schlecht, wenn Sie Ihren Verhandlungspartner/-innen beispielsweise wichtige Informationen zum Wettbewerb auf dem Präsentierteller servieren würden. Und ein Screenshot vom Angebotsvergleich ist schneller gemacht, als Sie denken! Nutzen Sie im Zweifel einen zweiten Computer für Kommentare oder zusätzliche Informationen.
- Laden Sie erforderliche Unterlagen wie Präsentationen oder benötigte Tabellen vorher hoch.
- Nutzen Sie die Lobby der Webkonferenz-Tools, und lassen Sie den Verhandlungspartner bewusst im „Raum“ ankommen, wenn Sie soweit sind!
Im dritten und letzten Teil werden wir dann auf Besonderheiten der Kommunikation per Video eingehen.
