Werden Sie zum Online-Profi – Teil 3/3

Die drei wichtigsten Kommunikationstipps für Onlineverhandlungen

Wir haben Ihnen bereits viele Tipps gegeben, worauf Sie bei Online-Verhandlungen generell und im Hinblick auf die genutzte Technik achten sollten (s. 1/3 “Die 5 wichtigsten Tipps für Online-Verhandlungen” und 2/3 “Die wichtigsten Tipps zur Technik”). Nun gehen wir noch auf einige Besonderheiten der Kommunikation ein.

Im Vergleich zu face-to-face Gesprächen gehen bei der Online-Kommunikation einige wesentliche Eindrücke verloren: Nicht nur, dass Sie Ihre Verhandlungspartner/-innen online anders wahrnehmen, als wenn diese Ihnen durch die Firmenlobby entgegentreten. Das gilt auch in umgekehrter Richtung, fängt bei Kleidung und Körperhaltung an und hört beim Händedruck nicht auf. Andererseits gibt es per Video weit mehr zu beobachten als am Telefon.

  1. Da uns am Telefon und im Video viele nonverbale Eindrücke fehlen, braucht der erste Eindruck länger als „im wahren Leben“, und zwar bis zu 15 statt nur zwei bis drei Sekunden. Hier entscheidet sich: Klingt eine Stimme fordernd, freundlich, gestresst, abweisend …?
  2. Lächeln Sie! – Das beeinflusst den Klang der Stimme.
  3. Halten Sie Blickkontakt: blicken Sie in die Kamera, nicht auf den Bildschirm.
  4. Sitzen Sie gerade, sonst wirken Sie leicht „lasch“ und inkompetent.
  5. Nutzen Sie wenig Gestik, denn das verwirrt nur.
  6. Online haben wir eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne. Langweilen Sie Ihr Gegenüber nicht. Achten Sie auf eine interessante Modulation und Betonung:
    • Formulieren Sie Bogensätze: kurze Sätze, klare, prägnante Aussagen, und Ihre Stimme wird gleich fester.
    • Sprechen Sie bewusst langsam.
    • Setzen Sie Pausen bewusst ein: das wirkt sicher und weniger hektisch.
  7. Achten Sie auf die Stimme Ihrer Verhandlungspartner/-innen. Wie hört es sich an, wenn sie entspannt sind? So erkennen Sie, wenn sich die Stimme aufgrund von Ärger, Stress oder bei Lügen verändert.

Nun noch einige abschließende Tipps zum Verhalten während einer Online-Verhandlung:

  • Achten Sie während des Gesprächs darauf, störende Geräusche zu vermeiden – das Klicken der Tastatur oder das Füllen eines Wasserglases. Nutzen Sie aktiv die „Mute“-Taste Ihres Systems.
  • Bei anderen „Störungen“ handelt es sich auch um eine Frage der Etikette, des Stils. Essen Sie nicht, schalten Sie Ihr Mobiltelefon stumm und rühren es nicht an. Und wenn es gar nicht anders geht, erklären Sie es Ihrem Gegenüber.
  • Zum Ende der Verhandlung fixieren Sie das Ergebnis und lassen es von Ihren Gesprächspartner/-innen bestätigen.
  • Und bereiten Sie das Gespräch nach: was hat gut funktioniert, was nicht und warum? Was wollen wir beim nächsten Mal anders, besser machen? Analysieren Sie das Verhalten Ihres Verhandlungspartners und versuchen Sie, zwischen den Zeilen zu lesen!

Gutes Gelingen!

Der Unterschied zwischen Strategie und Taktik – Teil 2/2

Strategie und Taktik beim Fußball

Taktik-Training

Beim Fußball gibt es grundsätzlich zwei Strategien, die ein Trainer/eine Trainerin mit dem Team bei der Planung des nächsten Spiels verfolgen können. Die eine Strategie hat den Sieg zum Ziel, die andere Strategie das Vermeiden einer Niederlage. Hier stehen sich eine offensive (“wir wollen gewinnen”) und eine defensive (“wir wollen nicht verlieren”) Strategie gegenüber.

Beide Strategien können Sie beispielsweise beobachten, wenn das große Ziel lautet, beim Europapokal eine Runde weiterzukommen. Im Auswärtsspiel wird die defensive Strategie umgesetzt (nicht zu verlieren oder nicht hoch zu verlieren), im Heimspiel hingegen die offensive Strategie: “wir wollen ganz klar gewinnen”.

Die Taktik beim Fußball ist die Festlegung der Spielweise des Teams. Die richtige Taktik zu finden, hängt von vielen Faktoren ab. Die Fähigkeiten der Spieler/-innen, wie Fußballtechnik, Beweglichkeit, Schnelligkeit, Ausdauer etc., gehören ebenso dazu wie die Teamstruktur, der Ausbildungsstand bei immer wiederkehrenden Spielsituationen usw. Wichtig ist außerdem die Spielanalyse des gegnerischen Teams im Großen und Ganzen sowie im Detail.

Die bekannteste Form der taktischen Ausrichtung ist das Spielsystem (z.B. 4-4-2). Ein Spielsystem beschreibt idealerweise, wo sich die Spieler/-innen eines Teams auf dem Spielfeld in etwa zu positionieren haben. Diese unterschiedlichen Aufstellungen werden je nach strategischer Ausrichtung gewählt, also je nachdem, ob das Team eher offensiven oder defensiven Fußball spielen will.

Werden Sie zum Online-Profi – Teil 2/3

Die wichtigsten Tipps zur Technik

Vor einigen Tagen haben wir Ihnen in Teil 1 bereits erste Tipps gegeben, worauf Sie bei Online-Verhandlungen generell besonderes Augenmerk richten sollten. Nun werden wir gezielt auf die wichtigsten technischen Aspekte eingehen.

In der Verhandlung wollen Sie sich voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner und den Verhandlungsgegenstand konzentrieren. Deshalb sollten Sie vorher einige Rahmenbedingungen bedenken und optimieren, wenn Sie sich nicht während der Verhandlung auch noch mit technischen Problemen herumschlagen wollen.

Technische Vorbereitung

Achten Sie insbesondere auf eine gute Bild- und Tonqualität. Ihr Gegenüber muss Sie und die anderen Teilnehmer/-innen gut verstehen und auch sehen können.

  • Wenn möglich, nutzen Sie eine LAN-Verbindung. Diese bietet im Zweifel eine bessere Verbindungsqualität als das WLAN.
  • Testen Sie Ihre Kamera. Manche PCs oder Notebooks haben ordentliche integrierte WebCams. Ansonsten nutzen Sie besser eine externe Kamera.
  • Dasselbe gilt für das integrierte Mikrofon und den Lautsprecher. Ein Headset liefert oft bessere Ergebnisse, und sowohl der Kopfhörer als auch gute Mikrofone können Störgeräusche herausfiltern.
  • Denken Sie an die Kameraperspektive! Insbesondere auf Ihr Notebook blicken Sie meist „von oben herab“ – und genau so blicken Sie auch auf Ihren Gesprächspartner…
  • Damit Sie klar sehen und Ihr Gegenüber Sie klar und deutlich erkennen kann, ist die Beleuchtung wichtig. Sperren Sie störende Lichtquellen, wie die tiefstehende Sonne, aus und setzen Sie sich selbst „ins richtige Licht“. Das Einschalten der Schreibtischlampe kann schon Wunder bewirken.

Professionelle Webkonferenz-Tools bieten neben der reinen Audio- und Videoübertragung weitere Funktionalitäten, die sich in Online-Verhandlungen als hilfreich erweisen. Insbesondere die Übertragung von Dateien und die gemeinsame Nutzung von Zeichenwerkzeugen sorgen für mehr Effizienz.

Aber Vorsicht, auch dabei gibt es einiges zu beachten:

  • Das Wichtigste zuerst: Räumen Sie Ihren eigenen Desktop auf und schließen Sie alle Browserfenster, die Sie nicht benötigen! Es wäre schlecht, wenn Sie Ihren Verhandlungspartner/-innen beispielsweise wichtige Informationen zum Wettbewerb auf dem Präsentierteller servieren würden. Und ein Screenshot vom Angebotsvergleich ist schneller gemacht, als Sie denken! Nutzen Sie im Zweifel einen zweiten Computer für Kommentare oder zusätzliche Informationen.
  • Laden Sie erforderliche Unterlagen wie Präsentationen oder benötigte Tabellen vorher hoch.
  • Nutzen Sie die Lobby der Webkonferenz-Tools, und lassen Sie den Verhandlungspartner bewusst im „Raum“ ankommen, wenn Sie soweit sind!

Im dritten und letzten Teil werden wir dann auf Besonderheiten der Kommunikation per Video eingehen.

Der Unterschied zwischen Strategie und Taktik – Teil 1/2

Bedeutung und Anwendung

Die Begriffe Strategie und Taktik entstammen der Terminologie des Militärs. Der Begriff Strategie leitet sich vom griechischen Wort “Strategos” ab und bedeutet ursprünglich Heerführer. Der Heerführer hat das Ziel, einen Krieg zu gewinnen und entwirft den großen Plan. Die Umsetzung dieses Plans überlässt er seinen Generälen, die eine Taktik festlegen, mit der die Strategie umgesetzt wird. Dazu gehören einzelne Schlachten, die Aufstellung des Heeres, die Reihenfolge, in der die Truppen in die Schlacht geschickt werden, der Angriffszeitpunkt und vieles mehr. Die Taktik ist also die handwerkliche Umsetzung einer übergeordneten Strategie.

Eine Taktik kann auch dazu benutzt werden, die eigentliche Strategie zu verschleiern. Es ist der Versuch, mit taktischen Maßnahmen, die im ersten Moment unlogisch oder sogar falsch erscheinen, die eigentliche Strategie zu verbergen, um die gegnerische Seite zu täuschen. So manch gewonnene Schlacht hat sich später als Täuschung entpuppt.
Die Verschleierungstaktik: Der Gegner fühlt sich durch den erreichten Sieg sicher, rückt mit seinen Truppen unbedacht vor, um schließlich in einem bewusst gelegten Hinterhalt festzusitzen.

So können Sie zum Beispiel in einer Verhandlung mit einem Lieferanten zuerst über mehrere Stunden Reklamationen diskutieren und jede kleine Fehllieferung bis ins Detail auseinandernehmen. Das funktioniert besonders gut, wenn der Lieferant in der Vergangenheit tatsächlich einige Qualitätsprobleme hatte. Der Lieferant nimmt dabei automatisch die schwache Position der Rechtfertigung ein und ist so bereits in der Defensive. Die entscheidende Schlacht spielt sich dann aber an einer ganz anderen Stelle ab: durch den ausgeübten Druck wollen Sie den Lieferant davon abhalten, gerechtfertigte Preiserhöhungen zu fordern. Das strategische Ziel ist also die Abwehr von Preiserhöhungen, der taktische Plan zielt auf die Verunsicherung des Lieferanten ab, indem er in unbequeme Qualitätsdiskussionen verwickelt wird.

Unterscheiden Sie immer sehr genau Strategie und Taktik, denn nur so können Sie die Ziele der anderen Partei aufdecken. Vielleicht bieten sich dann auch ganz neue Lösungsansätze.

Kurz zusammengefasst:

  • „ Die Strategie benennt das große Ziel, also den übergeordneten Plan und die wesentlichen Eckpunkte, um dieses Ziel zu erreichen.
  • Die Taktik definiert die Mittel und Wege, mit denen die Strategie umgesetzt wird.

Werden Sie zum Online-Profi – Teil 1/3

Die 5 wichtigsten Tipps für Online-Verhandlungen

Das Thema Digitalisierung beschäftigt uns nicht erst seit gestern. Aber erst die aktuelle Krise zeigt uns, wie schnell sich das Digitale in der Praxis durchsetzen kann. Was vor wenigen Wochen kaum vorstellbar war, ist inzwischen selbstverständliche Realität.

So stellen sich Videokonferenzen nicht nur als praktikabel heraus, sondern auch als durchaus effizient. Langsam dämmert es uns allen: was wir gerade “notgedrungen” ausprobieren, wird zum neuen Standard für die Zeit nach der Krise! Gibt es einen besseren Grund, schon jetzt zum Online-Profi zu werden?

Online-Verhandlungen bieten einige Vorteile. Sie sind …

  • … ortsunabhängig: einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang.
  • … flexibel und schnell: keine Reise- oder Raumplanung nötig, kurzfristige Terminplanung möglich.
  • … zeitsparend und kostengünstig: keine Reisezeiten, keine Reisekosten.

Natürlich sollten Sie bei der Entscheidung für ein bestimmtes Kommunikationsmedium immer die Inhalte berücksichtigen, die es zu besprechen gibt. Der Inhalt bestimmt die Wahl des Mediums. Manchmal reicht ein Telefonat, und ein anderes Mal möchte ich meinem Verhandlungspartner unbedingt in die Augen sehen. Wählen Sie also die Form einer Online-Verhandlung bewusst und nicht notgedrungen. Richtig ist aber auch: jedes Medium ist ein Verhandlungsmedium, wenn Sie es dazu machen!

Die inhaltliche Vorbereitung einer Online-Verhandlung gleicht im Wesentlichen der für eine klassische Verhandlung. Allerdings gibt es Besonderheiten zu berücksichtigen, damit das Gespräch für Sie zum Erfolg wird:

  1. Online-Kommunikation erfordert Disziplin. Improvisieren ist nicht so einfach möglich. Planen Sie den Ablauf deshalb kleinteiliger, als Sie es gewohnt sind.
  2. Sie verhandeln, um Ihre Ziele zu erreichen. Da ist es schlecht, wenn die Bedienung einer Software Ihre volle Aufmerksamkeit verlangt. Keep it simple! Wählen Sie das richtige Software-Tool für Ihre Verhandlung, und machen Sie sich im Vorfeld damit vertraut. Holen Sie sich gegebenfalls einen Co-Moderator zur technischen Unterstützung.
  3. Nutzen Sie nicht nur die reine Audio- und Videoübertragung, sondern vor allem auch den Mehrwert weiterer Funktionalitäten: Whiteboard und Zeichenwerkzeuge, Dateiübertragung, Screensharing und Interaktionen.
  4. Schaffen Sie die richtige Atmosphäre für sich und Ihre Verhandlungspartner! Sie wollen ein professionelles Bild abgeben UND nicht abgelenkt sein.
    • Sorgen Sie schon im Vorfeld dafür, dass störende Geräusche vermieden werden, wie z.B. der Rasenmäher des Nachbarn oder die tobenden Kinder im Homeoffice.
    • Achten Sie auf einen angemessenen Bild-Hintergrund. Statt des rosa Einhorn-Aufklebers am Kleiderschrank können Sie eine Fotoleinwand aufstellen und in manchen Tools lassen sich virtuelle Hintergründe einblenden.
  5. Machen Sie Pausen. Unterbrechen Sie bei Bedarf die Übertragung von Bild oder Ton. Und wenn sich die gewünschten Ergebnisse nicht wie erwartet einstellen, fällt es auch sehr viel leichter, sich zu vertagen, wenn Sie dem Geschäftspartner keinen weiten Hin-und Rückweg zumuten müssen.

Beim nächsten Mal erfahren Sie mehr Details zur technischen Vorbereitung Ihrer Online-Verhandlung.

Online verhandeln – funktioniert das?

“Verhandlungen online führen”

Sicherlich haben Sie sich schon und in letzter Zeit häufiger gefragt, warum mittlerweile alles online gehen muss, sogar Seminare und Trainings in Form von Webinaren und Online-Kursen. Können wir nicht einfach warten, bis die Corona-Zeit vorbei ist? Geht das online bei Themen wie Verhandlungstechnik überhaupt? 

Meine Antworten darauf sind, zunächst ein ausdrückliches Nein, und dann ein klares Ja. Denn, wie lange wollen wir warten? COVID-19 wird uns noch lange begleiten und keiner weiß so richtig, wie lange. Wann gibt es einen Impfstoff, wann werden die Beschränkungen aufgehoben oder, sollte es eine zweite Welle geben, wann werden sie noch einmal verschärft?

Wir können doch nicht das Mitarbeitertraining in dieser Zeit völlig auf Eis legen. Wir müssen Alternativen schaffen. Haben Sie sich schon mal überlegt, ob wir beim nächsten Mal wieder so kalt erwischt werden wollen? Auch Verhandlungen werden ja vielfach nur noch online ablaufen. Wir haben in den letzten Wochen gesehen, dass es geht und gar nicht so schlecht funktioniert. Es ist, wie vieles, einfach eine Gewöhnungssache. Warum also Verhandlungstechnik nicht gleich so lernen? Mittlerweile gibt es Live-Webinare, persönliches Video-Coaching und virtuelle Lernräume, um sich mit Trainern und Trainerinnen sowie anderen Lernenden auszutauschen.

Bei vielen Kunden, bei denen wir erfolgreich Blended Learning Konzepte umgesetzt haben, beobachten wir ein Umdenken. Nicht zuletzt wegen der zahlreichen Vorteile des digitalen Lernens. Hier entsteht gerade ein neuer Standard. Warum Reisekosten tragen und die Umwelt belasten, wenn es auch anders geht. Wie sagte neulich ein HR-Chef aus einem Unternehmen der Automotive Branche? „Für die Standard-Verhandlungstrainings wird in Zukunft keiner mehr reisen!”

Digitales Lernen bietet Vorteile, die das althergebrachte Seminar in einem Hotel alt aussehen lässt. Keine Reisen, zeitunabhängiges Lernen im eigenen Lerntempo mit vielfältiger Medienunterstützung in Texten, Animationen, Filmen, Podcasts und die Möglichkeit der parallelen Vertiefung des Themas im Netz. Alle Sinne werden angeregt mitzumachen, sich einzulassen und sich persönlich zu entwickeln.

Digitales Lernen soll das herkömmliche Training ja gar nicht vollständig ersetzen, aber es ist eine mehr als sinnvolle Ergänzung. Natürlich ist es etwas anderes in einem Live-Seminar zu sitzen als vor dem Bildschirm seines Computers, Pads oder Handys. Im Live-Seminar funktionieren Dinge, die online nicht so gut gehen, wie zum Beispiel eine lebhafte Diskussion in der großen Gruppe oder ein emotionales, persönliches Gespräch. Allerdings kann es in Gruppenräumen mit weniger Teilnehmer/-innen auch viel mehr 1:1-Situationen geben und manchmal können hier die Grenzen zwischen Training und Coaching verschmelzen.

Ich glaube fest, dass wir diese Entwicklung nicht mehr aufhalten. Der Zug ist ins Rollen gekommen. Also mitmachen oder den Zug verpassen!